Comunicación
Social

La rendición de cuentas en la gestión pública, se refiere a “una relación social en la que un actor siente la obligación de informar en un determinado foro sobre su conducta, proveyendo varios tipos de información acerca del desempeño de sus tareas, productos y procedimientos”[1], por lo que ésta, resulta imprescindible en un régimen democrático.

En este orden de ideas, y con el propósito de maximizar la rendición de cuentas, el pasado 15 de junio de 2018 fue publicada en el Diario Oficial de la Federación, la Ley General de Archivos, la cual en su artículo 1°, señala como propósito:

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“.. establecer los principios y bases generales para la organización y conservación, administración y preservación homogénea de los archivos en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos, así como de cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad de la Federación, las entidades federativas y los municipios.”[2]

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Es importante destacar, que todos los documentos de archivo en posesión de los sujetos obligados formarán parte del sistema institucional; deberán agruparse en expedientes de manera lógica y cronológica, y relacionarse con un mismo asunto, reflejando con exactitud la información contenida en ellos.

La Ley General de Archivos significa un cambio de paradigma en la manera en que las dependencias públicas manejan la información resultante del ejercicio de sus funciones, en razón de que se establecen nuevos principios sustanciales en el tema de la gestión documental y la administración de archivos en todo el país, entre los cuales se destacan:

• Homogeneidad en los archivos del país, la información que generan las dependencias públicas deberá de ser tratada y organizada, durante todo su ciclo de vida, mediante criterios uniformes;
• Máxima apertura, todos los documentos que las dependencias públicas producen para registrar o ejercer sus facultades deben ser públicos y accesibles;
• Enfoque de derechos humanos, los sujetos obligados deberán respetar y garantizar el derecho de acceso de conformidad con las disposiciones legales en materia de acceso a la información pública y protección de datos personales;
• Protección y preservación del patrimonio documental de la nación, los sujetos obligados deben desarrollar un programa anual de desarrollo archivístico bajo un enfoque de administración de riesgos, y considerar medidas para la estabilización y restauración de documentos;
• Divulgación del patrimonio documental de la nación, así como de la cultura archivística, los sujetos obligados deben implementar estrategias para acrecentar el interés de la población en el patrimonio documental y se propicie su consulta y aprovechamiento;
• Sistema Nacional de Archivos y Sistema Local de Archivos, se establece la integración de estos sistemas, con el fin de asegurar la organización y administración homogénea de los archivos de los sujetos obligados de todo el país;
• Coordinación con el Sistema Nacional de Transparencia y Sistema Nacional Anticorrupción, la Ley General de Archivos reafirma la relevancia de la organización de los documentos como principio para el acceso a la información y la fiscalización de los asuntos públicos; y
• Gestión de documentos de archivo electrónicos, mediante la conducción del Consejo Nacional de Archivos, se encomienda el desarrollo de sistemas automatizados de gestión documental y administración de archivos.

De lo expuesto, el artículo Primero Transitorio de la referida Ley, menciona que entrará en vigor a los 365 días siguientes contados a partir de su publicación en el Diario Oficial de la Federación, es decir a partir del 15 de junio de 2018. Asimismo, el artículo Cuarto Transitorio, establece que, en un plazo de un año, a partir de la entrada en vigor de la Ley, las legislaturas de cada entidad federativa, deberán armonizar sus ordenamientos relacionados.

Por consiguiente, el Instituto Electoral del Estado de México (IEEM), sin menoscabo de la aprobación de la Ley Local que realizará la Legislatura Estatal conforme a los plazos establecidos para ello, trabaja en la implementación de la Ley General de Archivos, por lo que la Dirección de Organización, adecúa a las nuevas directrices en materia de gestión documental y administración de archivos, los expedientes que genera o resguarda, con base en las atribuciones conferidas en la normatividad electoral, siendo los expedientes de más relevancia, los siguientes:

Expedientes físicos

• Expedientes de Cómputo Distritales o Municipales integrados con motivo de la celebración de procesos electorales;
• Archivos de Junta y Consejo Distrital o Municipal integrados con motivo de la celebración de procesos electorales; y
• Expedientes resultantes de coadyuvar en la organización, desarrollo y vigilancia de las elecciones de las autoridades auxiliares municipales.

Expedientes electrónicos

• Edición y Publicación de Planos Cartográficos;
• Acompañamiento de los órganos desconcentrados del IEEM, a los recorridos de ubicación de casillas que realiza el INE durante procesos electorales concurrentes;
• Observaciones por parte de los órganos desconcentrados del IEEM, a los Mecanismos de Recolección dispuestos para la recolección de paquetes electorales en Jornadas Electorales con procesos electorales concurrentes;
• Geolocalización e integración de Juntas Distritales y Municipales del IEEM, instaladas durante la celebración de procesos electorales;
• Sistema “Ubica tu casilla”;
• Digitalización de Actas: de Jornada Electoral; de Escrutinio y Cómputo de Casilla; de Escrutinio y Cómputo levantada en el pleno de los Consejos Distritales y Municipales; y Constancias Individuales de Recuento, levantadas en Grupos de Trabajo, todas correspondientes a las actividades de cómputo durante procesos electorales;
• Sistema de Información Geográfico Electoral, que contiene la integración de las Mesas Directivas de Casilla instaladas con motivo de la celebración de procesos electorales;
• Edición de la Memorias Electorales de los órganos desconcentrados del IEEM, instalados durante la celebración de procesos electorales; y
• Estadística Electoral, entre otros.

Finalmente, con esta Ley, compuesta de 123 artículos divididos en tres libros y 17 artículos transitorios, se garantiza la organización, conservación y preservación de los archivos con criterios homogéneos, lo que facilita la consulta por parte de la ciudadanía y contribuye a los principios de actuación en un régimen democrático, pluralismo, tolerancia, legalidad, igualdad y participación.

[1] Bovens, Mark en Velasco Sánchez Ernesto, Gestión Pública y Rendición de Cuentas: ¿Un enfoque basado en cumplimiento a uno basado en resultados?, Cuadernos sobre rendición de cuentas 3, Secretaría de la Función Pública, Gobierno Federal, Disponible en:

http://www.pot.sedesol.gob.mx/work/models/SEDESOL/Resource/2093/1/images/Cuaderno_de_Rendicin_tres.pdf [consulta: septiembre de 2019].

[2] Ley General de Archivos, TEXTO VIGENTE Nueva Ley publicada en el Diario Oficial de la Federación el 15 de junio de 2018, Disponible en:

http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LGA_150618.pdf