Comunicación
Social

Boletín Número 303

Toluca, México, a 22 de diciembre de 2021

• Este instrumento de control permite preservar íntegramente los documentos de archivo, manteniéndolos actualizados y disponibles, tanto físicamente como su contenido.

Derivado de la obligatoriedad que determina la Ley General de Archivo la cual establece los principios y bases generales para la organización, conservación, administración y preservación homogénea de la información, el Instituto Electoral del Estado de México (IEEM) implementó su Sistema Institucional de Archivos, el cual permite preservar los documentos en archivos administrativos actualizados.

Con lo anterior, se busca cumplir con la normatividad en la que se establece que se debe promover el uso de métodos y técnicas archivísticas encaminadas al desarrollo de sistemas que garanticen la organización, conservación, disponibilidad, integridad y localización expedita de los documentos que poseen los sujetos obligados, contribuyendo a la eficiencia y eficacia de la administración pública, la correcta gestión gubernamental y el avance institucional.

De tal forma que para ir acorde con dichos objetivos, el Sistema Institucional de Archivo se divide en dos áreas: la Coordinadora de Archivos y la Operativa, esta última comprende la parte de correspondencia, archivo de trámite, de concentración e histórico, las cuales en conjunto llevan a cabo las acciones de gestión documental y administración para estructurar en su totalidad los documentos que poseen las diferentes áreas adscritas.

Así, con base en diversos instrumentos de control archivístico, criterios específicos y recomendaciones en materia de organización y conservación, las áreas operativas del IEEM efectúan varios procesos de valoración y disposición documental, para la integración de los expedientes de manera lógica y cronológica, relacionados cada uno de ellos en un mismo asunto y reflejando con exactitud la información contenida.

El resultado de implementar un Sistema Institucional para la Adminsitración de Archivos, es asegurar la preservación y conservación de los documentos y aplicar los mecanismos idoneos para el préstamo y consulta al público, considerando que dichos documentos poseen valores históricos.

A su vez, el IEEM avanza en la metodología que permite homogeneizar la organización de la información, estableciendo un criterio desde el punto de vista administrativo, legal, fiscal, contable e histórico, que da cumplimiento a la normatividad.

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Unidad de Comunicación Social